Когда говорят про оптимизацию расходов ресторана, кафе, бара, имеют в виду снижение затрат на всё, что можно урезать. Так вот урезание затрат и их оптимизация, это не одно и тоже. В том чтобы порезать расходы, нет ничего сложного и делается это очень быстро: просто берут и уменьшают количество сотрудников, снижают им зарплату и закупают меньше всего что необходимо для работы предприятия. Но такой путь – путь в никуда, приносящий только снижение гостевого потока. Потому что скорость и качество работы сотрудников падает, появляются стоп-листы и всё время что-нибудь не хватает. Путь эффективного управленца заключается именно в оптимизации.
Оптимизация текущих затрат ресторана – это приведение их в соответствии с гостевым потоком. Чем больше гостей, тем больше расходов, чем меньше гостей… ну вы понимаете. В отличие от простого снижения затрат, оптимизация требует времени, терпения, знаний и тех, кто этим будет заниматься. Если тратить время и силы, то делать это с пониманием цели и планируемого результата. Оптимизировать желательно то, что действительно принесёт ощутимое повышение прибыли. Поэтому очень важно определить те статьи расходов, на которые стоит тратить время.
Все расходы можно разделить на контролируемые и неконтролируемые. Контролируемые – это те, на которые вы можете влиять напрямую и которые зависят от количества гостей в заведении. Закупка товаров (любых), зарплата сотрудников, маркетинг, инвентарь, оборудование, посуда. Неконтролируемые – на которые нет прямого влияния, они зависят от каких-то внешних факторов. Аренда, налоги, коммунальные платежи, связь и it, банковское обслуживание, ЧОП и т.п.
Нет смысла тратить время и силы на неконтролируемые расходы. А из контролируемых 2 самых больших расхода, это зарплата и закупка.
Алгоритм оптимизации затрат на зарплату
Если перевести рядовых сотрудников на сдельную оплату труда. Это позволит снизить соотношение расходов на фонд оплаты труда к выручке, т.к. сотрудники будут стремиться к максимальному КПД (продуктивности): официанты к повышению продаж, повара и бармены к увеличению приготавливаемых блюд и напитков. То есть при тех же расходах на зарплату получить больше выручки, увеличив таким образом чистую прибыль предприятия. Расчёт и начисление ЗП станет более простым и прогнозируемым. Что повысит мотивацию сотрудников и снизит расходы на мероприятия нематериальной мотивации. Упростит процесс планирования расходов на ФОТ в бюджете.
Для внедрения сдельной оплаты труда необходимо сделать следующее:
- Составить список конкурентных компаний-работодателей (рестораны в которых сотрудники стремятся устроиться в первую очередь).
- Выяснить размер ЗП и условия труда по каждой должности предприятия у конкурентов из списка, основываясь на объявлениях в инете.
- Внести всю полученную информацию в таблицу. Определить, исходя из таблицы, размер дохода по каждой должности предприятия.
- Определить оптимальное штатное расписание по количеству сотрудников, с учётом их оптимизации.
- Рассчитать ФОТ по каждому подразделению. Пример: конкурентная ЗП каждого официанта х на оптимизированное кол-во официантов в штате.
- Рассчитать среднемесячные ставки ЗП по каждой должности исходя из рассчитанных ФОТов и отчётов по продажам. Например: Рассчитанный ФОТ официантов/Кол-во проданных блюд и напитков за месяц. Желательно сделать расчёт по нескольким месяцам (а лучше за 12 месяцев). В этом случае ставка получится средневзвешенной и позволит снизить возможные перекосы сезонности.
- Исходя из рассчитанных ставок рассчитать ЗП сотрудников за предыдущий месяц. При необходимости скорректировать ставки. Например: ставки рассчитали в августе. Берём июнь или июль для расчёта ЗП по каждому сотруднику. Это покажет как бы сложилась ЗП каждого.
- Провести собрание сотрудников и рассказать про внедрение сдельной оплаты.
- В течение месяца вести параллельное начисление в таблице по двум форматам: старый и сдельная. Желательно вывешивать таблицу с показателями ЗП ежедневно.
На 8 июля 2024 г. | ||
|---|---|---|
ФИО | Старый формат оплаты | Сдельная оплата |
Иванов И. | 12 560 руб. | 15 784 руб. |
Петров П. | 7 564 руб. | 5 350 руб. |
Сидоров С. | 18 450 руб. | 18 450 руб. |
По итогам месяца дать сотрудникам возможность выбрать по какому формату они хотят получить ЗП.
- В том случае, если по итогам месяца у нескольких сотрудников одного подразделения ЗП по сдельной оказалась выше, со следующего месяца можно запускать сдельную оплату в полном формате, уже без двойного начисления.
Алгоритм оптимизации расходов на закупку продуктов/напитков
Оптимизация текущих затрат ресторана, кафе, бара не ограничивается только заработной платой сотрудников. Не менее важным является и заказа продуктов и напитков на предприятие у поставщиков. Делается это следующим образом:
- Составить полный перечень закупаемого сырья по кухне в Листе утверждённой продукции с указанием объёма упаковки, производителя, поставщика, срока хранения.
№ | Наименование | Органолептика | Объём упаковки | Производитель | Поставщик | Срок хранения | Интенсивность заказа | Запас на 2 поставки |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
1 | ||||||||
2 |
Срок хранения – это период в течение которого вы можете хранить данный продукт исходя либо из сроков годности, либо возможностей складских мощностей.
Интенсивность заказа должна быть в 2 раза меньше срока хранения.
- Разделить все заказываемые позиции на блоки по интенсивности. Для составления впоследствии графика заказа сырья. Пример:
Наименование | Объем упаковки | Производитель | Поставщик | Срок хранения | Интенсивность заказа | Запас на 2 поставки |
|---|---|---|---|---|---|---|
хлеб столичный | 0,68 кг | ооо фиеста | 6 дней | 1 раз в три дня | 10,2 кг | |
багет французский | шт. | ооо фиеста | 6 дней | 1 раз в три дня | 6 шт. | |
молоко 3,2% | 1 л | ооо фиеста | 4 дня | 3 раза в неделю | 24 л | |
уроп | кг | ооо фиеста | 4 дня | 3 раза в неделю | 1.5 кг | |
авокадо | шт. | ооо фиеста | 1 неделя | 2 раза в неделю | 10 шт. | |
картофель | кг | ооо фиеста | 1 неделя | 2 раза в неделю | 48 кг |
- Рассчитать запас на 2 поставки. Например: если интенсивность заказа 2 раза в неделю, то берём продажи продукта за последнюю неделю – это и будет запас на 2 поставки.
- Определить места и способ хранения для каждого вида сырья Листа утверждённой продукции кухни, исходя из объёмов запаса на 2 поставки. Каждый продукт и напиток должны храниться в одном определённом месте, чтобы было визуально понятны его остатки.
- Рассчитать и заказать необходимое количество контейнеров на кухне для хранения. Оптимальное количество контейнеров (гастроёмкостей) зависит от хранимого объёма сырья и п/ф, которое определяется после расчёта запаса на 2 поставки.
- Дозаказать (при необходимости) каждый вид сырья по Листу утверждённой продукции кухни до запаса на 2 поставки.
- Разместить всё сырьё (и текущий запас и новый приход) кухни в определённых местах хранения. Подписать каждое место хранения сырья кухни с указанием наименования сырья и объёмом запаса на 2 поставки. Это делается для того, чтобы всегда складывали данный товар только в это место. А объём требуется для того, чтобы при каждой поставке можно было сравнивать сколько должны быть с тем, сколько есть по факту. Если запас товара уменьшается, то скорее всего близится стоп-лист. Если увеличивается, значит происходит затарка. И в том, и в другом случае необходимо искать причины в цепочке товародвижения.
- Составить график заказа продуктов по дням недели с указанием наименования продукта, название поставщика, контакты поставщика, менеджер поставщика. В том случае, если продукты/напитки привозит закупщик, то вместо наименования поставщика везде указывается закупщик.
- Составить алгоритм заказа сырья поставщикам или закупщику.
Если у вас остались вопросы, вы можете написать нам, заполнив форму ниже:
