Разработка и внедрение системы контроля и учета, управление закупками

• Вам кажется, что ваши сотрудники воруют, но вы не можете это определить?
• Инвентаризации, проводимые каждый месяц, всё время показывают большие «минусы» и «плюсы»?
• Склады и холодильные шкафы перезатарены, а вам говорят, что какие-то блюда в стоп-листе?
• Вы видите, что на кухне творится полный бардак, но не понимаете, как там всё исправить?

Тогда самое время поменять разработать и внедрить систему контроля и учёта, которая будет отличаться от того что есть сейчас. Пора эффективно управлять закупками.

В ресторане/кафе/баре есть только 2 точки объективного контроля движения товара: на входе продуктов на предприятие и на их выходе в момент продажи. Вход продуктов в ресторан – это накладные, по которым продукты принимаются на предприятие и оплачиваются впоследствии бухгалтерией. Их помимо сотрудников ресторана, контролируют поставщики, которые за товар требуют оплату в точности по накладным отгрузки. Выход – это продажа готовых блюд и напитков, прошедшая через кассовую программу и списавшая пришедшие продукты и напитки. Эти данные контролируют гости, которые рассчитываются по счетам/чекам.

Все попытки создать дополнительные точки контроля в системе товародвижения, лишь усугубляют путаницу и создают возможности для воровства. Чем сложнее система, тем проще в ней воровать. Просто потому, что те, кто непосредственно работают внутри любой сложной системы учёта и контроля, быстро находят способы пользоваться её нюансами. Осуществляющие же контроль, как правило руководители, не понимают на что смотреть, чтобы выявить воровство или просто разгильдяйство.

Общую сумму, на которую поступили продукты/напитки в ресторан (по накладным), мы называем практическая себестоимость. Это значит, что мы практически потратили эти деньги на закупку продуктов/напитков (хотя фиксируем по накладным, но всё равно пониманием что придётся за это платить). То есть практическая себестоимость – это расходы на вошедшие продукты/напитки (закуп).

Общую сумму, на которую списали продукты/напитки в связи с продажей блюд и напитков, мы называем теоретическая себестоимость. Это значит, что мы теоретически должны были потратить только эту сумму на закупку, чтобы обеспечить сырьём необходимый объём заказов наших гостей. Теоретическая себестоимость берётся из калькуляционных карт, внесённых в систему автоматизации. Посмотреть её можно в марочном отчёте. То есть теоретическая себестоимость – это расходы на вышедшие продукты/напитки из кухни/бара к гостям (продажи).

Для того, чтобы внедрить простую систему контроля и учёта товародвижения по эти двум точкам достаточно внедрить в заведении систему Заказ=Продажи. И отслеживать чтобы практическая себестоимость равнялась теоретической. И всё. Очень просто и понятно. Если заказали больше или меньше, чем продали, значит это погашается за счёт того, кто заказал. Кстати, когда заказывают меньше, чем продали, это тоже плохо, может быстро привести к стоп-листу.

Вы можете самостоятельно разработать и внедрить систему контроля и учёта Заказа=Продажи. И таким образом управлять закупками. На самом деле это не сложно. А можете воспользоваться консультациями специалистов компании Restteam по этому вопросу.