В предыдущей статье мы объяснили, почему так важно совместить цели собственника (предприятия) и сотрудников. Ключевым в этой системе является определение целей, ради достижения которых вы принимаете на работу людей на разные должности. Эти цели должности мы ещё называем зонами ответственности.
Исходя из формулировок зон ответственности, вы уже сможете составить административную организационную структуру вашего предприятия (ресторана, кафе, бара, отеля), максимально эффективно отображающую ответственность конкретных руководящих должностей за нижестоящий сотрудников. Давайте более подробно разберём эти темы.
Зоны ответственности формулируются используя правило SMART.
Главное, чтобы каждая зона ответственности чётко описывала результат, добиваться которого она призвана.
В зависимости от ответственности, которой вы наделяете ту или иную должность, возникает понимание их реальной необходимости, а также нехватки каких-то должностей. Важно понимать - должность, это не человек, это набор зон ответственности (функционала), а вот заполнение должностей людьми, процесс следующий. Вы можете одного человека поставить на выполнение двух должностей. Например, небольшой гостевой поток делает необходимостью объединить в одном лице должности бармена и кассира, или бармена и официанта. И тогда бармен сначала приготовит напиток, а потом рассчитает гостей или отнесёт напиток на стол (выполнив сначала зоны ответственности по одной должности, а потом по другой).
Но набор должностей, это ещё не организация. Таковой её делает чёткое определение подчинённости, чему призвана служить административная организационная структура вашего ресторана, кафе, бара. В интернете вы можете легко найти десятки примеров структур, каждая из которых визуализирует какое-то конкретное предприятие питания или размещения, учитывая все нюансы концепции работы. Бездумное копирование чужой структуры всегда приводит к снижению качества работы всего предприятия, а это всегда выражается в недополучении прибыли. Именно по этой причине структуру своего предприятия вам придётся осознанно составлять самостоятельно.
Есть 2 принципа в создании административной организационной структуры:
1. Кто принимает, тот и увольняет. Если у вас менеджер по персоналу набирает поваров для кухни, а шеф-повар принимает решение об их увольнении, то нехватка поваров у вас будет всегда. HR пеняет на шеф-повара, мол тот увольняет постоянно, а шеф-повар будет винить менеджера по персоналу за подбор некачественных поваров. Ещё пример, принимает официантов на работу администратор (менеджер зала), а решение об увольнении принимает директор (управляющий) ресторана, потому что ему не нравится качество работы того или иного официанта. Уволив официанта, управляющий ресторана усложняет выполнение работы администратору (менеджеру зала), ведь смена уменьшилась на 1 сотрудника. А качество обслуживания гостей управляющий по прежнему спрашивает с администратора. Где справедливость?
2. Руководитель берёт на себя ответственность по всем зонам своих подчинённых. Если повара на кухне не справляются со своей работой - шеф-повар (или су-шеф) работает за них, если не хватает официантов в зале - администратор (менеджер смены) берёт в обслуживание столы. Руководитель либо должен заменить собой не хватку трудовых ресурсов (отсутствие сотрудника или низкую скорость/качество работы), либо оперативно заполнить свободную вакансию (иногда предварительно открыв её увольнением «плохого» сотрудника). Отсюда возвращаемся к первому принципу - если управляющий (директор) ресторана будет принимать и увольнять официантов, таким образом административно подчиняя их себе, то ему и работу по обслуживанию гостей выполнять вместо официантов. А реально есть для этого время, желания и возможности?
Заменить исполнителя просто (в случае наличия у руководителя необходимых компетенций), а вот выполнить работу специалиста сложно, на то он и специалист. Администратор легко справится с обслуживанием столов или мойкой посуды (если не хватает посудниц), а вот управляющий (директор) ресторана вряд ли сможет выполнить работу главного бухгалтера или таргетолога соц сетей. Однако, при наличии в организационной структуре административного подчинения бухгалтерии управляющему (директору), невозможность замены своими силами не отменяет ответственность управляющего (директора) ресторана за это направление работы предприятия.
Используя вышеописанные принципы можно приступать к визуализации административной организационной структуры. В качестве примера, вам в помощь, мы решили разместить схему подобной структуры здесь. Но просто название и административное подчинение должностей не даст вам понимания, почему именно так мы структуру составили. Поэтому под каждой должностью прописаны зоны её ответственности.
Скачать Административную организационную структуру ресторана (пример)
Не даром мы везде дополняем сочетание организационная структура словом административная. Помимо оной, существует ещё функциональное взаимодействие, а значит и функциональная структура, показывающая кто и кому может давать поручения помимо непосредственного начальства. Например, главный бухгалтер может запросить у шеф-повара предоставление какой-то уточняющей информации, а шеф-повар не может отказать, ибо в этом есть критическая необходимость для бизнеса. Таким образом формируется функциональное подчинение шеф-повара главному бухгалтеру.
Как создать организационную структуру с помощью Restteam?
Обладая большим опытом, мы можем помочь и вашему предприятию (сети предприятий) составить организационную структуру с прописанием эффективных зон ответственности, учитывая все нюансы концепции. Такой шаг позволит вам сэкономить время, силы и как ни странно деньги. Ведь что такое правильно или не правильно в нашем бизнесе? Только опытным путём все добиваются эффективности. А опыт - сын ошибок трудных, стоящих денег.
